Оформление личных дел работников

Каковы требования Трудовой инспекции к оформлению и содержанию личных дел работников организации?

Яна (не в сети), Иваньковский, Ивановская область31 июля 2016, 23:49

Ответы юристов (14)

Ряд документов, касающихся работника, объединяют в специальную папку и хранят в надежном месте, используя по мере необходимости. Как правило, ведение личных дел сотрудников поручается кадровику, делопроизводителю или секретарю организации. Оформление личных дел сотрудников в 2017 году — обязательное мероприятие для ряда работодателей . в частности, для всех государственных и муниципальных предприятий (ст.42 федерального закона №79-ФЗ от 27.07.2004г.

С 01.01.2007 вступил в силу Федеральный закон от 07.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», цель которого — защита прав и свобод человека при обработке его персональных данных. В соответствии с требованиями данного закона в учреждении должен утверждаться перечень лиц, которые имеют доступ к персональным данным сотрудников.

Оформить этот документ можно либо приказом, либо приложением к Положению о персональных данных работника.

Первоначально в личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу: — кадровая справка; — заявление о приеме на работу; — анкета; — автобиография; — характеристика-рекомендация (при наличии); — копии документов об образовании; — копия (ксерокопия) приказа о приеме на работу; — экземпляр трудового договора; — внутренняя опись; — личная карточка формы Т-2.

Отчетная кампания по страховым взносам только началась, а уже стало известно о первых проблемах. Отправленные расчеты не принимают из-за несоответствия СНИЛС. Как выяснилось, это системная ошибка и, чтобы выявить масштабы бедствия и принять меры по ее устранению, ИФНС обращаются к плательщикам с просьбой не тянуть с представлением расчета до последнего.

Да и то при условии, что у страхователя нет недоимки по страховым взносам за истекшие до 01.01.2017 года периоды.

«б» ст. 656 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).Это срок хранения личного дела в архиве организации, куда передаются дела уволенных работников.

В кадровой службе ведется журнал учета личных дел. Он включает шесть граф, куда записывают порядковый номер личного дела, фамилию, имя, отчество работника, его табельный номер, должность и структурное подразделение. Ежегодно в кадровой службе проводят проверку наличия и состояния личных дел.

, в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. * Необходимо обратить внимание на то, что коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Помимо этого, существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (п.

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Инструкцией установлен перечень документов, которые должны быть включены в личное дело работника. Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов.

Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» Заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов.

Если документы составляют важную информацию, тогда кадровые работники обязаны составить по утвержденной форме внутреннюю опись, которая имеет свою отдельную нумерацию. Перед тем, как сдавать дело работника в архив на хранение, необходимо отметить на отдельном листе-заверителе точное количество листов, которые наполняют опись.

Личное дело должно формироваться индивидуально на каждого сотрудника.

Порядок оформления и регистрации персональных дел устанавливают внутренние документы компании — инструкция по кадровому делопроизводству либо инструкция по учёту кадров.

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу (назначении на должность). декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством); копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей); направление на работу (службой занятости, для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.

К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл.

К каждому разделу личного дела составляют внутреннюю опись. В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись, должен ее подписать и поставить дату составления. Изъять какой-то документ из личного дела можно только с разрешения начальника кадрового отдела или руководи­теля фирмы.

— подшивка в папку чистых листов внутренней описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольной карточки выдачи личного дела; — получение сотрудником кадровой службы от руководи! е.

Сроки хранения личных дел определяют по Перечню типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденному постановлением Минюста РБ от 14.